Hola a todos, acabamos este curso con la última tarea
propuesta, contestando las siguientes preguntas:
1.
Se describe de forma
clara el RETO que has abordado.
Somos un grupo de técnicos (INNOVAL), cuyo cometido principal es la gestión
de infraestructuras educativas, que tiene como misión dotar de un
entorno físico adecuado a una parte de la sociedad, en concreto la comunidad
educativa.
Dentro de esta organización, nuestra labor se centra en la construcción,
ampliación y modernización de edificios públicos, desde la planificación de
necesidades de nuevos espacios, hasta que estos espacios se ponen en uso, una
vez construidos y en la gestión de las incidencias que surjan del uso de los mismos.
Nuestro reto se centra en aprovechar conocimientos, contactos, plantillas y
experiencia en cuanto al desarrollo y resultado de nuestra actividad diaria.
Para ello desarrollaremos un equipo formado por personal con experiencia en
campos diferentes, el cual servirá para implementar a través de protocolos y
modelos concretos, criterios de intervención que sirvan para agilizar el
proceso de supervisión, tramitación y gestión de documentación con otras
administraciones, evolución de expedientes, etc.
2.
Se indica si se ha
hecho en colaboración con otras personas o en solitario.
INNOVAL
Este grupo lo formamos cuatro personas, dos aparejadores y dos arquitectas
que trabajamos como personal técnico para nuestra empresa.
3.
Si se ha realizado en
colaboración aparece explícitamente el enlace al espacio que habéis usado para
el encuentro y el trabajo en equipo
Estamos trabajando de
forma conjunta a través de red interna, reuniones periódicas y publicaciones en
nuestros respectivos blogs, dado que trabajamos todos dentro del mismo centro
de trabajo.
4.
Se muestra una sucesión
clara de acciones encaminada a la implantación de la iniciativa (reuniones,
consulta de documentación, encuentros virtuales o presenciales con otros
miembros del equipo,...).
Dentro de la organización para afrontar el reto, se establece la convocatoria
de una reunión semanal, establecida para los martes, con la intención de llevar
un seguimiento sobre la implantación y acogida de las propuestas que
establecemos.
En concreto establecemos las siguientes propuestas, las cuales configuran
un complemento al modelo de gestión establecido en nuestra empresa y cuyo
objetivo es el de optimizar determinados procesos, sobre los que a diario se
trabaja:
§ ELABORACIÓN DE
INFORMES Y VALORACION DE NECESIDADES:
Dentro de las competencias atribuidas a nuestra empresa, se encuentra la de
dar respuesta a necesidades de Centros, en concreto nuestra labor se centra en
la detección y valoración de las mismas.
Dado que existe un registro de escritos y necesidades recibidas por parte
de los Centros, entendemos necesario igualmente, que exista un registro y
documentación compartida (planimetría, informes previos, datos de la
composición de los centros, histórico de actuaciones realizadas, resultado
económico de las mismas), todo ello encaminado a acortar los plazos de respuesta
en base a una documentación compartida y centralizada dentro del área técnica.
Por tanto proponemos implantar un modelo de centralización de datos de
Centros por Municipios, accesible para la totalidad del área técnica.
§ SUPERVISIÓN DE
PROYECTOS:
Dentro de las actuaciones que venimos desarrollando en la empresa, se
encuentra la de supervisión de proyectos y documentación técnica.
Dentro de este apartado de nuestro desempeño profesional, actualmente la
consultoras redactoras de la documentación técnica se presentan en papel, esta
es supervisada y una vez finalizado el informe de supervisión y subsanadas las
deficiencias, vuelve a ser entregado en papel y en formado digital por parte
del redactor del documento técnico. Esto supone en la práctica, un vaivén de
papeles que podría simplificarse con la entrega en formato digital de la
documentación.
Proponemos que todo el proceso sea digital, de tal forma que hasta una vez
acabado este procedimiento se pudiese sellar digitalmente la supervisión del
documento, y de esta forma poder enviar digitalmente a los distintos
organismos, el mismo con visado digital y/o imprimir las copias que fuesen
necesarias.
Entendemos que sería necesaria la implementación de una Supervisión digital
de los proyectos y documentos técnicos que precisen del mismo, centralizando
los mimos en una base de datos, con acceso a toda el área técnica.
§ CENTRO DE
DOCUMENTACIÓN:
Toda la documentación técnica y administrativa relacionada con
infraestructuras educativas de la provincia anterior a la creación de la
empresa pública se encuentra en la Delegación Territorial, en el Archivo.
Gran parte de esta documentación es necesaria para la gestión habitual de
la agencia. Los antecedentes históricos de obras ejecutadas en los centros, la
planimetría de anteriores intervenciones o de la construcción original, las
incidencias surgidas durante la ejecución de obras …Especialmente la
planimetría de la construcción original y obras posteriores de transformación o
reformas, es fundamental para conocer las características técnicas y
constructivas de los centros educativos.
Esta documentación, por su antigüedad, se encuentra en formato papel.
Además muchos de los centros responden a modelos estandarizados de los que
sólo existe un proyecto técnico tipo adaptado al terreno concreto de
implantación.
La propuesta es crear un fondo documental de documentación digitalizada con
la planimetría existente de todos los centros educativos de la provincia que
sea posible recabar. Para ello es necesario acceder a los documentos archivados
en la Delegación Territorial y gestionar el escaneo de la documentación en los
servicios centrales de la empresa.
Este archivo documental digital sería accesible no solo a los servicios
técnicos de nuestra empresa sino que debería extenderse a los propios centros
educativos, que en un gran porcentaje carecen de datos de este tipo.
5.
Cada una de las
acciones que se especifican presentan algunos de los siguientes
elementos:
¿por qué hemos hecho
esto?
Las medidas que completan nuestro reto son medidas que favorecen la
agilización de los procesos de resolución de expedientes, en la medida en la
que de una forma total, se permite al libre acceso al trabajo desarrollado por
cada uno de los empleados. Es decir, pretendemos aprovechar la diversidad en
cuanto a experiencia profesional se refiere, teniendo en cuenta que formamos
parte de una empresa que tiene diez años de antigüedad, y que está formada por
personal de muy distinta procedencia profesional y por tanto con diferente
experiencia profesional dentro de un mismo campo.
¿qué hemos conseguido?
Destacamos en este caso que los
objetivos que nos planteamos en nuestro reto, requieren de un trabajo que nos
llevará tiempo por lo que no se pueden completar en cuatro semanas. En
definitiva, a través de este RETO, empezamos un camino que todavía hay que
andar, no obstante os comentamos los pasos dados partiendo de los objetivos
principales:
1.
Proponemos
implantar un modelo de centralización de datos de Centros por Municipios,
accesible para la totalidad del área técnica.
A partir de las actuaciones en
marcha se está implementando un archivo centralizado recopilando la distinta
información, para poder, con un tratamiento posterior que vamos a implementar,
elaborar una base de datos accesible.
2.
Supervisión
digital de los proyectos y documentos técnicos que precisen del mismo,
centralizando los mimos en una base de datos.
Estamos implementando un
procedimiento que permita , a partir de los proyectos y documentos en gestión
actualmente, facilitar el visado de la documentación en formato digital, evitando generar copias
innecesarias en formato papel, y
posibilitando su tramitación on line ante otros organismos, su envió y
tratamiento por medios electrónicos, compartirla como archivos protegidos, etc.
3.
Creación de
un fondo documental de datos técnicos y planimetría de los centros educativos.
Hemos comenzado por los procesos en
marcha dentro de la programación de tareas de la oficina; así, conforme se
cierra una tarea (obra programada, actuación en un centro, informe sobre
necesidades, programa de necesidades para una actuación concreta…) se completa
la documentación incorporando toda la información en un único fichero que
posteriormente formará parte de la base de datos documental de centro.
¿ha sido efectiva?,
¿cómo podría haber tenido más éxito?
Todavía es pronto para obtener
resultados, no obstante pensamos que resultará muy efectivo. Se necesita más
tiempo para alcanzar los objetivos propuestos.
¿qué he aprendido?
He aprendido que con pequeños
detalles se puede mejorar el sistema de trabajo. Por otra parte el trabajar en
equipo resulta enriquecedor, ya que te das cuenta que los compañeros comparten
tu visión de cómo mejorar el trabajo diario y proponen soluciones a problemas
concretos que surgen a menudo.
